Sikker håndtering af følsomme data begynder med at holde styr på, hvem der kan se dine oplysninger, hvor du gemmer dem, og hvad du sender videre. En lønseddel, en kopi af dit pas eller en besked om et lægebesøg kan ligge få klik fra et almindeligt feriebillede. De kræver dog ikke samme behandling. Du behøver ikke kende teknikken bag computeren for at beskytte dine oplysninger. Start med at skelne mellem almindelige filer og dokumenter, som andre ikke skal have adgang til.

Hvilke oplysninger kræver særlig beskyttelse?

I daglig tale bruges følsomme data ofte om alle oplysninger, som skal holdes private. Juridisk er begrebet mere snævert. Helbredsoplysninger, religiøs overbevisning og oplysninger om seksuelle forhold hører eksempelvis til særlige kategorier af personoplysninger. Et CPR-nummer er ikke en følsom personoplysning i denne snævre betydning, men det kræver stadig særlig omtanke. Det samme gælder adgangskoder, kontooplysninger og kopier af legitimationspapirer.

Et enkelt spørgsmål kan hjælpe dig med at vurdere behovet for beskyttelse: Hvad ville det betyde, hvis filen havnede hos en fremmed? En indkøbsliste kræver sjældent særlige forholdsregler. En mappe med skattepapirer kan derimod fortælle meget om din økonomi og dine private forhold. Oplysninger kan også blive mere afslørende, når de samles. Et navn, en adresse og en kalender med faste aftaler giver tilsammen et mere detaljeret billede end hver oplysning for sig.

Se derfor på indholdet, ikke kun filnavnet. Et dokument kaldet noter kan indeholde oplysninger om en sygemelding, mens et skærmbillede kan vise både en privat besked og et kontonummer i baggrunden. Gennemgå især mapper med hentede filer, billeder på telefonen og vedhæftninger i din mail. Du behøver ikke sortere alt på én aften. Begynd med de dokumenter, du bruger til bank, arbejde og kontakt med offentlige myndigheder.

Adgangskoder og skærmlås beskytter adgangen

Bruger du samme adgangskode til både din mail og en mindre vigtig tjeneste, kan et læk fra den ene tjeneste give uvedkommende adgang til den anden. Giv derfor hver konto sin egen kode. Din mailkonto fortjener særlig opmærksomhed, fordi den ofte bruges til at nulstille adgangskoder til andre konti. En person med adgang til mailen kan dermed få mulighed for at overtage mere end selve indbakken.

En adgangskodeadministrator kan oprette og gemme lange, forskellige koder, så du ikke skal huske dem alle. Til gengæld skal du beskytte selve administratoren med en lang, unik hovedadgangskode. Slå også totrinsbekræftelse til, hvor det tilbydes. Så står adgangskoden ikke alene, men suppleres af eksempelvis en godkendelse på telefonen. Godkend aldrig en anmodning om login, du ikke selv har startet, heller ikke hvis den dukker op flere gange.

Den fysiske adgang tæller også. Indstil telefon og computer til at låse automatisk efter kort tids inaktivitet, og lås selv skærmen, når du går fra den. På en fælles computer bør hver bruger have sin egen brugerkonto. Hold desuden system og programmer opdaterede, så kendte sikkerhedsfejl bliver rettet. Sikkerhedsfejl, som tubuk-digital.de også beskæftiger sig med, kan give uvedkommende adgang, selv når en adgangskode er stærk. Hvis enheden tilbyder kryptering af lageret, kan funktionen beskytte gemte filer mod at blive læst direkte fra en stjålet enhed, når krypteringen er korrekt aktiveret.

Del følsomme filer med omtanke

Mange fejl sker, lige inden en besked bliver sendt. Mailprogrammet foreslår en modtager med et lignende navn, eller en gammel vedhæftning følger med i en lang samtale. Kontrollér derfor de konkrete detaljer. Læs hele modtageradressen, åbn den vedhæftede fil, og se efter oplysninger, som modtageren ikke behøver. Hvis en udlejer eksempelvis skal se dokumentation for en betaling, er der normalt ingen grund til samtidig at sende en oversigt over alle dine andre kontobevægelser.

Brug den kanal, som modtageren har beregnet til fortrolige dokumenter, eksempelvis en beskyttet selvbetjeningsløsning. En almindelig mail er ikke automatisk egnet, blot fordi den sendes fra din egen konto. Er du i tvivl om fremgangsmåden, så spørg modtageren via et telefonnummer, du allerede kender eller selv har fundet gennem en betroet kilde. Stol ikke uden videre på kontaktoplysningerne i en uventet besked, der kræver hurtig handling.

Deler du et dokument gennem en lagertjeneste, skal du kontrollere indstillingerne for deling. Et link kan være åbent for alle, der får fat i det, eller begrænset til bestemte personer. Vælg navngivne modtagere, når muligheden findes, og giv kun læseadgang, hvis de ikke skal redigere. Sæt eventuelt en udløbsdato, og fjern adgangen, når opgaven er færdig. Husk også, at en modtager kan hente en kopi. Den forsvinder ikke, fordi du senere lukker linket.

Opbevaring og sletning kræver faste vaner

Jo flere steder en fil ligger, desto flere kopier skal du holde styr på. En paskopi kan eksempelvis ende både i telefonens billeder, i en mail, i mappen med hentede filer og i en automatisk sikkerhedskopi. Vælg derfor et fast sted til dokumenter, der skal gemmes, og fjern overflødige arbejdskopier. Et neutralt, tydeligt mappenavn hjælper dig med at finde papirerne igen uden at afsløre private detaljer i selve navnet.

Skeln mellem synkronisering og sikkerhedskopiering. Synkronisering holder typisk de samme filer opdaterede på flere enheder. Sletter du en fil ét sted, kan sletningen derfor slå igennem andre steder. En sikkerhedskopi skal give dig mulighed for at hente en tidligere kopi, hvis noget bliver slettet, ødelagt eller utilgængeligt. Undersøg, hvor længe slettede filer kan gendannes, og prøv at gendanne et ufarligt testdokument, før du får brug for funktionen.

Gem ikke oplysninger alene, fordi de måske bliver nyttige en dag. Som privatperson kan du med mellemrum gennemgå gamle legitimationskopier, udløbne aftaler og dokumenter fra afsluttede forløb. På en arbejdsplads skal du følge de gældende slettefrister og procedurer frem for at slette efter eget skøn. Når en computer eller telefon skal sælges, bør du følge producentens anvisninger om nulstilling og sletning. At flytte dokumenter til papirkurven er ikke det samme som at klargøre hele enheden til en ny ejer.

Hvad gør du, hvis du har sendt en fil til den forkerte?

Stop yderligere deling, og fjern straks adgangen, hvis filen er sendt som et link. Bed modtageren om at slette beskeden og eventuelle kopier, men regn ikke med, at en tilbagekaldelse af mailen virker. Drejer det sig om arbejdsrelaterede oplysninger, skal du straks kontakte den ansvarlige på arbejdspladsen, så hændelsen kan blive vurderet og håndteret.

Kan du gemme private dokumenter i en netbaseret lagertjeneste?

Ja, men kontrollér tjenestens sikkerhedsindstillinger, hvem der har adgang, og mulighederne for gendannelse, før du lægger fortrolige dokumenter der. Beskyt kontoen med en unik adgangskode og totrinsbekræftelse, og kontrollér, om mapperne allerede er delt med andre. Arbejdsdokumenter skal kun gemmes i løsninger, som arbejdspladsen har godkendt.